PERENCANAAN
STRATEGIS SISTEM INFORMASI (STUDI KASUS DI KANTOR PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN
KELUARGA BERENCANA)
Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga
Berencana (KPPKB) Kabupaten Kepulauan Anambas merupakan unsur pendukung tugas
Bupati di bidang pemberdayaan perempuan dan keluarga berencana. Dalam
mejalankan tugas dan fungsinya KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas berpedoman
pada visi dan misi yang telah dirumuskan ke dalam Dokumen Rencana Strategis Kantor
Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana 2011-2015. Berdasarkan
permasalahan, isu strategis dan memperhatikan tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan, maka terdapat strategi dan kebijakan jangka menengah yang
diantaranya memerlukan teknologi dan sistem informasi agar dapat membantu
pencapaian yang lebih optimal. Kebutuhan akan teknologi dan sistem informasi dipandang
perlu karena pada saat ini hampir semua kegiatan yang dilakukan di KPPKB
Kabupaten Kepulauan Anambas masih dilakukan secara konvensional yang berakibat
pada tidak optimalnya pencapaian target dan kinerja. Pencapaian sasaran dan
kinerja yang tidak optimal pada KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas disebabkan
oleh berbagai masalah yang dihadapi di setiap bidang pekerjaan yaitu dari manajemen,
sumber daya manusia, aset, perencanaan, data dan informasi sampai pengelolaan
administrasi. Dari permasalahan yang telah diketahui di atas, maka solusi yang
bisa diberikan adalah perlu dibuat analisis perencanaan strategis system informasi
untuk KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas yang nantinya dapat memberikan suatu gambaran
yang lebih jelas mengenai perencanaan strategis untuk sistem informasi yang
dapat mendukung pencapaian sasaran dan kinerja KPPKB Kabupaten Kepulauan
Anambas yang lebih optimal di masa yang akan datang.
METODE WARD
AND PEPPARD
Model perencanaan versi Ward and Peppard ini
dimulai dari kondisi investasi SI/TI yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis organisasi
dan menangkap peluang bisnis, serta adanya pemanfaatan SI/TI yang dapat meningkatkan
keunggulan kompetitif sebuah organisasi. Kurang bermanfaatnya investasi SI/TI bagi
organisasi disebabkan karena perencanaan strategi SI/TI hanya berfokus pada
teknologi dan bukan berdasar kebutuhan bisnis. Metodologi versi ini terdiri
dari tahapan masukan dan tahapan keluaran (Ward & Peppard, 2003). Tahapan
masukan terdiri dari analisis lingkungan bisnis internal, analisis lingkungan bisnis
eksternal, analisis lingkungan SI/TI internal, dan analisis lingkungan SI/TI
eksternal. Tahapan keluaran terdiri dari strategi SI bisnis, strategi TI dan
strategi manajemen SI/TI.
METODE
ANALISIS
Pendekatan
dalam penelitian ini berdasarkan pada pendekatan yang dikemukakan oleh Ward
& Peppard
(Strategic
Planning for Information Systems, 2003) dengan menggunakan beberapa metode
analisis, yaitu Analisis PEST, SWOT, CSF, Value Chain, dan McFarlan Strategic
Grid.
ANALISIS
PEST
Analisis PEST (Political, Economic, Social, Technological)
merupakan analisis terhadap kekuatan eksternal yang dapat mempengaruhi proses
bisnis dalam organisasi. Faktor-faktor analisis ini dapat mengarahkan
organisasi pada peluang bisnis ataupun mengidentifikasikan ancaman potensial
sehingga dapat dilakukan upaya mengurangi efek dari acaman tersebut.
Faktorfaktor eksternal yang dianalisis adalah dari factor politik, ekonomi,
sosial dan teknologi.
ANALISIS
SWOT
Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor
secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan
pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang
(Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses)
dan ancaman (Threats). Proses pengambilan keputusan strategis selalu berkaitan dengan
pengembangan misi, tujuan, strategi, dan kebijakan perusahaan (Rangkuti, 2014).
VALUE CHAIN
Analisis Value Chain untuk memetakan seluruh
proses kerja yang terjadi dalam organisasi menjadi dua kategori aktivitas,
yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Mengacu pada dokumen organisasi
yang menyebutkan tugas dan fungsi setiap unit kerja berdasarkan pengamatan yang
dilakukan terhadap proses kerja yang terjadi di masing-masing unit kerja (Maryani
& Darudiato, 2010), secara diagram value chain dapat terlihat seperti
gambar dibawah ini :
CRITICAL SUCCESS FACTORS (CSFs)
Analisis CSFs merupakan suatu ketentuan dari
organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan.
CSFs dapat ditentukan jika objektif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan
dari CSFs adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk
menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan.
Peranan CSFs dalam perencanaan strategis adalah sebagai penghubung antara strategi
bisnis organisasi dengan strategi sistem informasi yang dimiliki, memfokuskan
proses perencanaan strategis system informasi pada area yang strategis, memprioritaskan
usulan aplikasi sistem informasi dan mengevaluasi strategi sistem informasi (Widyaningsih,
2012), seperti terlihat pada gambar di bawah ini :
McFARLAN STRATEGIC GRID
McFarlan Strategic Grid digunakan untuk memetakan
aplikasi SI berdasarkan konstribusinya terhadap organisasi. Pemetaan dilakukan
pada empat kuadran (strategic, high potential, key operation, and support).
Dari hasil pemetaan tersebut didapat gambaran konstribusi sebuah aplikasi SI
terhadap organisasi dan pengembangan dimasa mendatang (Ward & Griffiths,
1996), keempat kuadran tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
METODE
PENELITIAN
Metodologi
penelitian yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari langkah-langkah
berikut:
1.
Pendahuluan
Dilakukan studi pustaka dengan mencari literature
atau sumber-sumber pustaka pendukung penelitian yang mampu memberikan informasi
yang memadai dalam menyelesaikan penelitian serta membantu mempertegas
teoriteori yang ada.
2.
Pengumpulan data
dan informasi
Melakukan observasi dan wawancara. Observasi dilakukan
dengan cara mengadakan pengamatan langsung terhadap suatu objek yang akan
diteliti terkait permasalahan yang akan dibahas. Melakukan Tanya jawab secara
lisan dengan pihak-pihak terkait untuk mendapatkan informasi tambahan.
3.
Pemahaman situasi
dan kebutuhan
Tujuan dari tahapan ini adalah untuk
mengetahui secara utuh gambaran keadaan proses bisnis dan SI/TI yang ada saat
ini. Selain itu juga harus memahami arah dan kebijakan serta rencana strategis
yang akan diambil oleh KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas untuk masa yang akan
datang. Pada tahapan ini dilakukan analisis terhadap lingkungan bisnis eksternal,
lingkungan bisnis internal, lingkungan bisnis SI/TI eksternal, lingkungan SI/TI
internal serta membuat portofolio aplikasi saat ini dengan tools analisis PEST,
SWOT, CSFs, Value Chain, dan McFarlan Strategic Grid.
4.
Penyusunan dan penelitian
perencanaan strategi SI
Pada tahapan ini menentukan target dan menyusun
strategi SI dari hasil analisis yang telah dilakukan pada tahapan sebelumnya.
Hasil dari tahapan ini adalah rekomendasi strategi SI dalam bentuk portofolio
SI.
HASIL DAN
PEMBAHASAN ANALISIS LINGKUNGAN BISNIS EKSTERNAL ANALISIS PEST
Pada analisis PEST ditemukan kekuatan eksternal
yang mendukung untuk diterapkannya SI/TI dalam proses bisnis KPPKB Kabupaten Kepulauan
Anambas yang meliputi faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi. Pemerintah
telah mengeluarkan kebijakan yang mendukung penggunaan SI/TI yaitu INPRES Nomor
3 Tahun 2003 Tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government.
Kabupaten Kepulauan Anambas merupakan daerah yang memiliki potensi yang besar
dan sedang meningkatkan infrastruktur untuk kesejahteraan masyarakat. Daerah
yang berkembang diikuti meningkatnya permasalahan sosial maka KPPKB Kabupaten
Kepulauan Anambas berupaya meningkatkan pelayanan. Untuk meningkatkan pelayanan,
pemerintah daerah mulai melirik penggunaan SI/TI.
ANALISIS
LINGKUNGAN BISNIS INTERNAL ANALISIS SWOT
Setelah dilakukan analisis SWOT, ditemukan
unsur kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan/ancaman yang dihadapi.
Kemudian diambil langkah-langkah strategi yang intinya adalah sangat
memungkinkan mengembangkan dan menggunakan SI/TI dalam proses bisnis KPPKB Kabupaten
Kepulauan Anambas untuk mengatasi kelemahan dan tantangan serta menjawab
peluang yang ada.
ANALISIS
CSFs
Setelah mendapatkan tujuan KPPKB Kabupaten
Kepulauan Anambas yang ingin dicapai dari hasil studi pustaka terhadap dokumen
rencana strategis KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas, maka dilakukan analisis
untuk mencari dan menentukan faktor kunci keberhasilan yang harus diambil dan
dilakukan agar tujuan bisa dicapai. Faktor kunci keberhasilan yang ditentukan
akan menjadi pertimbangan dalam menentukan SI/TI yang akan dikembangkan untuk
mendukung tercapainya tujuan KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas. Karena
banyaknya tujuan dan factor kunci keberhasilan yang diambil maka disini hanya memberikan
satu contoh faktor kunci keberhasilan yang telah ditetapkan yaitu:
Tujuan
KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas :
meningkatkan
wawasan tentang pengarusutaan gender kepada 45 pokja dan 30 lembaga dalam 5 tahun.
Faktor kunci keberhasilan yang diambil adalah melakukan pelatihan dan
sosialisasi kepada aparatur daerah dan masyarakat.
ANALISIS
VALUE CHAIN
Setelah dilakukan analisis value chain didapat
mana yang menjadi aktifitas utama dan aktifitas pendukung pada KPPKB Kabupaten Kepulauan
Anambas. Aktifitas pendukung pada KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas yaitu aktifitas-aktifitas
yang dilakukan pada unit umum dan kepegawaian, keuangan dan program. Aktifitas utama
yaitu aktifitas-aktifitas yang dilakukan pada seksi pemberdayaan perempuan dan
kesejahteraan, seksi keluarga berencana dan kesehatan reproduksi, seksi
perlindungan dan penyuluhan. Aktifitasaktifitas yang teridentifikasi akan
menjadi pertimbangan terhadap solusi SI/TI yang akan diambil.
ANALISIS
LINGKUNGAN SI/TI EKSTERNAL
Analisis lingkungan SI/TI eksternal berguna untuk
mempertimbangkan dan mengambil peluang dari teknologi baru dan mengambil
langkah pemanfaatan teknologi untuk mendukung strategis bisnis organisasi di
masa yang akan datang. Analisis ini melihat pada trend teknologi SI/TI untuk
mengetahui arah perkembangan teknologi mendatang dari sisi perangkat keras,
perangkat lunak dan jaringan komputer.
ANALISIS
LINGKUNGAN SI/TI INTERNAL
Analisis lingkungan SI/TI internal mencakup sumber
daya SI dalam KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas. Analisis lingkungan SI/TI internal
menggunakan analisis Portofolio McFarlan. Analisis ini nantinya akan mengkategorikan
apakah sebuah aplikasi masuk dalam kategori high potential, strategic, key operational,
atau support sesuai dengan kontribusi pada proses bisnis pada KPPKB Kabupaten Kepulauan
Anambas.
Setelah
dilakukan analisis, didapat portofolio aplikasi KPPKB Kabupaten Kepulauan
Anambas saat ini sebagai berikut:
Terdapat
4 aplikasi yang saat ini digunakan oleh KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas yaitu
1 terletak pada kuadran strategic dan 3 terletak pada kuadran key operational.
STRATEGI
Setelah dilakukannya serangkaian analisis maka
diambil strategi berupa rekomendasi SI yang bisa dikembangkan untuk membantu
mencapai tujuan KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas sebagai berikut:
SI
yang telah ada
1.
Situs Web harus sering
di-update dan di upgrade dengan fungsi tambahan.
2.
Sistem Informasi
SIMDA Keuangan Ver.2.1. lebih dioptimalkan penggunaannya.
3.
Aplikasi Mutakhir
Data Keluarga perlu di-update dengan fungsi tambahan
4.
Aplikasi Barang
Milik Daerah lebih dioptimalkan penggunaannya.
SI
yang dikembangkan di masa yang akan datang
1.
Sistem informasi
pengelolaan data dan informasi pemberdayaan perempuan dan kesejahteraan.
2.
Sistem informasi
pengelolaan data dan informasi penyuluhan dan perlindungan
3.
Sistem informasi
distribusi logistik Alat dan Obat Kontrasepsi (ALOKON)
4.
Sistem informasi
pengelolaan data dan pelaporan keluarga berencana dan kesehatan reproduksi
5.
Sistem informasi
presensi pegawai dengan menggunakan perangkat pemindai biometric
6.
Sistem informasi
tata naskah dinas elektronik
KESIMPULAN
Setelah melakukan proses pengolahan data dan
analisis terhadap hasil penelitian di KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas, maka
dapat diambil kesimpulan yaitu dengan menggunakan metode Ward and Peppard,
dilakukan analisis lingkungan bisnis internal, lingkungan bisnis eksternal,
lingkungan SI/TI internal dan lingkungan SI/TI eksternal yang menggunakan tools
analisis PEST, SWOT, CFSs, Value Chain dan McFarlan Strategic Grid maka didapat
strategi system informasi untuk membantu pencapaian tujuan dan meningkatkan kinerja
pada KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas di masa yang akan datang.
Sumber :
https://media.neliti.com/.../173507-ID-perencanaan-strategis-sistem-informasi-s.pdf
0 komentar: